Zeitfresser im Business eliminieren – So holst du dir deine Produktivität zurück!

Stell dir vor, es ist Montagmorgen. Schon wieder. Du öffnest deinen Laptop, bereit für eine produktive Woche. Doch bevor du deine erste Aufgabe angehst, piept dein Smartphone. Eine WhatsApp-Nachricht. Du liest sie – nichts Dringendes. Dann ein kurzer Blick auf Instagram – nur fünf Minuten. Die App ist ja direkt neben WhatsApp. Plötzlich sind 30 […]

Inhalt

Stell dir vor, es ist Montagmorgen.

Schon wieder.

Du öffnest deinen Laptop, bereit für eine produktive Woche.

Doch bevor du deine erste Aufgabe angehst, piept dein Smartphone.

Eine WhatsApp-Nachricht.

Du liest sie – nichts Dringendes.

Dann ein kurzer Blick auf Instagram – nur fünf Minuten.

Die App ist ja direkt neben WhatsApp.

Plötzlich sind 30 Minuten vergangen, und du hast noch nichts erledigt.

Die Motivation, mit der Arbeit zu beginnen = 0.

Du bist voll in der Konsumfalle gelandet.

Kommt dir das bekannt vor?

Willkommen in der Welt der Zeitfresser!

Besonders, wenn du wirklich etwas schaffen willst, lauern viele Ablenkungen, die unsere Produktivität beeinträchtigen.

Sie lauern überall und sorgen dafür, dass du abends das Gefühl hast, den ganzen Tag gearbeitet, aber nichts wirklich Wichtiges geschafft zu haben.

Die größten Schuldigen? WhatsApp, Social Media und ineffektive Kommunikation.

In diesem Artikel zeige ich dir, wie du Zeitfresser eliminierst.

Du wirst produktiver als je zuvor!

Was sind Zeitfresser und wie entstehen sie?

Zeitfresser sind all jene Faktoren oder Einflüsse, die uns in unserer Arbeit ablenken und zu einem erheblichen Zeitverlust führen.

Sie schleichen sich oft unbemerkt in unseren Arbeitsalltag ein und können im Büroalltag besonders tückisch sein.

Ein häufiger Ursprung dieser Zeitfresser ist der Wunsch nach Ablenkung, der uns vor allem beim unkonzentrierten Arbeiten überkommt.

Moderne Smartphones sind wahre Meister der Ablenkung und bieten buchstäblich tausend verschiedene Möglichkeiten, uns von der Arbeit abzuhalten.

Soziale Medien sind dabei die größten Zeitdiebe, da sie speziell darauf ausgelegt sind, uns möglichst lange an den Bildschirm zu fesseln.

Es ist daher essenziell, diese Zeitfresser zu erkennen und gezielt zu eliminieren, um deine eigene Produktivität im Griff zu haben.

Die unsichtbaren Zeitdiebe: Warum du weniger schaffst, als du denkst

1. WhatsApp & Co. – Wenn ständiges Chatten deine Zeit auffrisst

WhatsApp ist praktisch, keine Frage.

Doch es sorgt dafür, dass du ständig aus deiner Konzentration gerissen wirst.

Studien zeigen: Nach jeder Unterbrechung dauert es bis zu 23 Minuten, bis du wieder voll fokussiert bist.

Bedeutet: Jede noch so kleine Nachricht frisst wertvolle Arbeitszeit.

Diese ständigen Unterbrechungen beeinträchtigen deine Produktivität im Job erheblich.

Lösung:

  • Schalte Benachrichtigungen aus und checke Nachrichten nur zu festen Zeiten (z. B. dreimal am Tag).
  • Nutze alternative Kommunikationswege, z. B. E-Mails für längere Informationen oder Projektmanagement-Tools für Team-Absprachen.
  • Informiere dein Umfeld, dass du während der Arbeitszeit nur für wirklich dringende Anliegen erreichbar bist.

2. Social Media – Der digitale Produktivitäts-Killer

Du willst „nur kurz“ durch Instagram oder TikTok scrollen und plötzlich sind 40 Minuten weg.

Kennst du, oder?

Wenn ich abends im Bett liege und noch mal „kurz“ reinschaue, ist schneller 0 Uhr, als ich denken kann.

Einfach alles in diesen Apps ist darauf ausgelegt, mich am Bildschirm zu halten.

Und es funktioniert leider verdammt gut.

Wenn ein A380 landet, sieht das nun mal echt beeindruckend aus. 🙂

Social Media ist so konzipiert, dass es dich festhält – und genau deshalb gehört es zu den schlimmsten Zeitfressern im Berufsalltag.

Wenn du wirklich etwas schaffen willst, gibt es kein Wenn und Aber: Diese Apps gehören ignoriert.

Lösung:

  • Blockiere Social-Media-Seiten während der Arbeit mit Browser-Erweiterungen wie „StayFocusd“.
  • Verschiebe deine Social-Media-Zeit auf den Feierabend – dann kannst du es genießen, ohne schlechtes Gewissen.
  • Nutze Social Media gezielt, z. B. für Networking, und setze dir ein Zeitlimit.

3. Schlechte Kommunikation – Meetings, E-Mails und Co. als Zeitfresser

Unklare Absprachen, endlose Meetings oder E-Mail-Fluten?

Willkommen in der Welt der ineffektiven Kommunikation!

Wie oft hast du schon in Meetings gesessen und dir gesagt: „Also diese Zeit hätte ich doch besser am Schreibtisch verbracht.“

Schlecht organisierte Meetings und unstrukturierte Mails kosten Unternehmen Milliarden – und dich täglich wertvolle Stunden.

Du kennst diese Mails mit nur drei Buchstaben, oder?

FYI

Häufig ein Schwall an Worten, durch zig Antwortsessions aufgeblähter Buchstabensalat, der über 10 Schreibtische ging, weil irgendwer immer noch was zu ergänzen hatte.

Bis du erst mal verstanden hast, worum es geht und was das alles mit dir zu tun hat, ist die halbe Stunde schon wieder rum.

Ständige Unterbrechungen beeinträchtigen die Konzentration auf die ursprünglich durchgeführte Tätigkeit und führen zu ineffizientem Arbeiten.

Meetings und dahingerotzte E-Mails gehören zu den schlimmsten Zeitfressern.

Lösung:

  • Meetings effizient gestalten: Nur mit klarer Agenda und einem definierten Zeitrahmen.
  • E-Mails optimieren: Kurz, präzise und auf den Punkt. Und nicht für jede Kleinigkeit eine neue E-Mail schicken! Auf die Empfänger achten: Brauchen die das wirklich?
  • Asynchrone Kommunikation nutzen: Statt ständig zu chatten, sammle deine Fragen und kläre sie in einem festen Call oder einer täglichen Status-E-Mail.

Aufgabenmanagement: Die Grundlage für Produktivität

Kurze Aufklärung zum Begriff Zeitmanagement.

Man kann seine Zeit nicht managen.

Großes Missverständnis.

Die vergeht einfach.

Du kannst nur deine Aufgaben managen.

Den Begriff Zeitmanagement nutz ich nur, weil das Keywords wichtig ist.

Setzen wir es fortan also in Anführungszeichen. 🙂

Ein effektives „Zeitmanagement“ ist das Fundament für Produktivität und Effizienz im Arbeitsalltag.

Es ist extrem wichtig, Prioritäten zu setzen und sich auf die wichtigsten Aufgaben zu konzentrieren.

Hierbei können To-do-Listen äußerst hilfreich sein, wenn du sie richtig einsetzt.

Achte darauf, dass deine To-do-Listen realistisch und überschaubar bleiben.

Ordne die einzelnen Punkte nach Prioritäten und konzentriere dich auf die wichtigsten Aufgaben.

Vergiss nicht, genügend Pausen einzuplanen, um deine Konzentration aufrechtzuerhalten.

Ein gut strukturiertes „Zeitmanagement“ hilft dir, deinen Arbeitstag effizient zu gestalten und Zeitfressern keine Chance zu geben.

Zeitfresser durch menschliches Verhalten

Zeitfresser entstehen nicht nur durch externe Ablenkungen, sondern auch durch unser eigenes Verhalten.

Perfektionismus z.B. kann ein zweischneidiges Schwert sein: Zwar ist eine perfekt ausgeführte Aufgabe eine schöne Sache, doch oft kostet sie mehr Zeit, als eigentlich nötig wäre.

Auch Multitasking ist ein häufiger Zeitfresser, da es die Arbeitsschritte verzögert und die Qualität der Arbeit verschlechtert.

Statt mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erledigen, ist es ratsam, Prioritäten zu setzen und sich auf eine Aufgabe zu konzentrieren.

Unser Gehirn ist nicht in der Lage, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erledigen.

Was in so einem Fall passiert, ist Taskswitching.

Wir springen blitzschnell zwischen den Aufgaben hin und her und haben so das Gefühl, etwas gleichzeitig zu erledigen.

Das kostet nicht nur Unmengen an Energie, es ist auch super fehleranfällig.

Fall nicht darauf rein.

Kein Mensch kann Multitasking wirklich.

Setze dir am besten klare Zeitfenster für jede Aufgabe und arbeite fokussiert daran.

So kannst du deine Arbeitszeit besser nutzen und Zeitfresser vermeiden.

So eliminierst du Zeitfresser für immer – Die besten Strategien für effektives „Zeitmanagement“

1. Nutze die 80/20-Regel (Pareto-Prinzip)

80 % deiner Ergebnisse entstehen aus 20 % deiner Tätigkeiten.

Heißt: Identifiziere die wichtigsten Aufgaben und konzentriere dich darauf!

Es ist wichtig, dass du erkennst, dass du nicht alle Aufgaben selbst erledigen musst und dass Delegieren ein wichtiger Bestandteil deiner Arbeit ist.

Anwendung:

  • Schreibe dir am Vorabend die drei wichtigsten Aufgaben für den nächsten Tag auf.
  • Beginne den Tag immer mit der schwierigsten oder wichtigsten Aufgabe.
  • Reduziere unwichtige Aufgaben oder delegiere sie.

2. Der Deep-Work-Modus: Maximale Konzentration in kürzester Zeit

„Deep Work“ bedeutet, ohne Ablenkung zu arbeiten. In dieser Phase erledigst du in 60-90 Minuten so viel wie sonst in drei Stunden.

So geht’s:

  • Plane feste Deep-Work-Zeiten, z. B. jeden Morgen von 9:00 bis 11:00 Uhr.
  • Handy in den Flugmodus und E-Mails während dieser Zeit komplett ausschalten.
  • Nutze Noise-Canceling-Kopfhörer oder arbeite an einem ruhigen Ort.

3. Die 2-Minuten-Regel: Kleine Aufgaben sofort erledigen

Wenn eine Aufgabe weniger als zwei Minuten dauert – mach sie direkt!

Was länger dauert, kommt in deinen Kalender und wird zu einem „Termin“, an dem du das abarbeitest.

So verhindern sich aufschiebende „Kleinigkeiten“, die später zu Zeitfressern werden.

4. Nutze Batch-Processing: Gleichartige Aufgaben bündeln

Statt beispielsweise jede E-Mail einzeln zu beantworten oder ständig zwischen Aufgaben zu wechseln, bearbeite ähnliche Dinge in einem Block.

Meine E-Mail-Zeit ist täglich von 12-12:30 Uhr.

Darin arbeite ich fokussiert alles ab, was sich in 2-5 Min. beantworten lässt.

Der Rest wird terminierst.

So gehe ich alle Aufgaben an.

Feste Zeiten für:

  • Blog schreiben
  • Kundenprojekte bearbeiten
  • Netzwerken (täglich von 15-16 Uhr)
  • Kochen
  • Lesen
  • usw.

Am Ende eines Arbeitstages solltest du auch Zeit einplanen, um die Unordnung zu beseitigen und den nächsten Tag vorzubereiten.

Diese Vorbereitung für den kommenden Tag macht dein Einstieg am nächsten Tag sofort leichter.

weitere Beispiele:

  • Mails nur zweimal am Tag checken (z. B. um 10 Uhr und um 15 Uhr).
  • Telefonate auf einen festen Zeitraum legen.
  • Mehrere kleine Aufgaben in einer „Power Hour“ erledigen.

Wie kannst du Zeitfresser erkennen und besiegen?

Der erste Schritt zur Vermeidung von Zeitfressern ist die Erkenntnis, welche Tätigkeiten im Alltag zu Zeitfressern geworden sind.

Nimm dir regelmäßig Zeit, um zu reflektieren, welche Aufgaben du in den letzten Stunden erledigt hast und was davon wirklich zum Erreichen deiner Ziele beigetragen hat.

Nutze die 15-Minuten-Übung:

Nimm dir die kommenden drei Tage vor, alle 15 Min. aufzuschreiben, was du die vergangenen 15 Min. gemacht hast.

Ein Augenöffner.

Sei ehrlich zu dir.

Die Erkenntnis aus dieser Übung hat mein Produktivität explodieren lassen.

Denn viele Zeitfresser schleichen sich durch Gewohnheit in unseren Alltag ein.

Einige Tätigkeiten sind nur dann Zeitfresser, wenn sie unbewusst und unkontrolliert ausgeführt werden.

Es ist wichtig, dass du diese Zeitfresser ausmachst, um dann bewusst zu entscheiden, wie du damit umgehen willst.

Konzentriere dich auf das, was du erreichen möchtest.

Löse dich von ablenkenden Gewohnheiten.

In 3-6 Monaten wirst du erstaunt sein, wie sich dein Leben positiv verändert hat.

Fazit: Weniger Ablenkung, mehr Erfolg

Zeitfresser zu eliminieren bedeutet nicht, weniger zu tun – es bedeutet nur, das Richtige zu tun.

Indem du die häufigsten Zeitfresser im Büro identifizierst und eliminierst, kannst du deine Produktivität erheblich steigern.

Indem du WhatsApp, Social Media und ineffektive Kommunikation in den Griff bekommst, hast du mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge.

Deine Challenge für die nächsten sieben Tage:

  1. Schalte WhatsApp-Benachrichtigungen aus.
  2. Lege Social-Media-freie Arbeitszeiten fest.
  3. Strukturiere deine Kommunikation (weniger Meetings, bessere Mails).
  4. Setze die 80/20-Regel bewusst ein.
  5. Arbeite täglich mindestens eine Stunde im Deep-Work-Modus.

Wenn du diese fünf Schritte umsetzt, wirst du schon nach einer Woche spüren, wie viel mehr du schaffst – ohne mehr zu arbeiten.

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Dein Ronald Brod

Ronald Brod

Ronald hat Germanistik, Psychologie und Medienwissenschaften studiert.
Er hat in Kommunikationsabteilungen von Konzernen und Wirtschaftsverbänden gearbeitet, bevor er seine eigenen Unternehmen im Bereich der Immobilienwirtschaft gründete. Mit seiner Expertise berät er heute u.a. Unternehmen in Kommunikations- und Verhandlungsfragen und teilt seine Erfahrungen auf seinem Blog "Kommunikation ist Gold".

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