Wie eine Zahnärztin mit cleveren Automationen 10+ Stunden pro Woche sparte und ihre Patientenbindung verdoppelte (Kommunikationspraxis)

Zeit ist die wertvollste Ressource für Unternehmer und Selbstständige. Doch viele verbringen unzählige Stunden damit, sich um wiederkehrende Fragen und Routineaufgaben zu kümmern – reine Zeitfresser.  Die kaum umsatzrelevant sind. Zeit, die besser in das Wachstum ihres Geschäfts oder in zufriedene Kunden investiert werden könnte. Dieses Fallbeispiel zeigt, wie eine Zahnärztin mit der richtigen Kommunikationsstrategie […]

Inhalt

Zeit ist die wertvollste Ressource für Unternehmer und Selbstständige.

Doch viele verbringen unzählige Stunden damit, sich um wiederkehrende Fragen und Routineaufgaben zu kümmern – reine Zeitfresser. 

Die kaum umsatzrelevant sind.

Zeit, die besser in das Wachstum ihres Geschäfts oder in zufriedene Kunden investiert werden könnte.

Dieses Fallbeispiel zeigt, wie eine Zahnärztin mit der richtigen Kommunikationsstrategie nicht nur ihre Patienten besser betreuen konnte, sondern auch erheblich Zeit und Geld sparte.

Und das Beste: Diese Strategie implementieren wir gerade in vielen weiteren Unternehmen.

Weil sie unglaublich viel Zeit und Geld spart.

Weil es branchenunabhängig ist.

Überblick: Die Herausforderung

Dr. K., eine erfolgreiche Zahnärztin in Berlin, sah sich mit folgenden Problemen konfrontiert:

Beratungsgespräch: Wenn es unvermeidbar ist, müssen Patienten operiert werden.

Dazu sind aufklärende Gespräche nötig.

Für Patienten sind diese Eingriffe Ausnahmesituationen, die mit Ängsten und Befürchtungen verbunden sind.

Für Dr. K. ist diese Beratung jedoch eine Routineaufgabe, die zwischen 15 und 40 Min. je Patient in Anspruch nimmt.

Ihr Team muss regelmäßig auch im Nachgang an eine Beratung noch weitere telefonische Rückfragen beantworten.

Zeitaufwändige Patientenaufklärung: Vor jeder Zahn-OP verbrachte sie mindestens 20 Minuten, um Patienten psychologisch auf den Eingriff vorzubereiten.

Den Eingriff noch einmal zu erklären.

Ihre Patienten zu beruhigen.

Hoher Erklärungsbedarf: Immer wieder die gleichen Fragen und Unsicherheiten zu klären, war zeitintensiv und erforderte auch ihrerseits viel Energie, die mit der eigentlichen OP nichts zu tun hat.

Handwerk vs. Beratung.

Komplikationen nach OPs: Trotz intensiver Betreuung hielten sich nicht alle Patienten an die Nachsorgehinweise, was teils zu Entzündungen und unnötigen Komplikationen führte.

Folgebehandlungen wurden nötig.

 

Dr. K. suchte vor allem drei Lösungen:
Wie kann ich meinen Patienten die Informationen geben, die sie brauchen, ohne ständig meine eigene Zeit damit zu verbringen, immer wieder dieselben Dinge zu erzählen?

Und wie kann ich die Qualität meiner Beratungsgespräche weiter erhöhen, weil Patienten, die aufgeregt sind, nicht immer konzentriert zuhören und alles verstehen?

Wie kann ich unnötige Nachbehandlungen vermeiden, die sich aufgrund falscher Verhaltensweisen der Patienten ergeben?

Die Lösung: Automatisierte Beratungskampagnen

Mit Hilfe von Automationen richtete Dr. K. folgende Prozesse ein:

Vorbereitungskampagne:
Patienten, die für eine Zahn-OP eingeplant waren, erhielten eine automatisierte E-Mail-Serie mit Videos und Informationen:

  • Was sie vor der OP beachten sollten.
  • Tipps, um die Angst vor dem Eingriff zu reduzieren.
  • Klare Antworten auf häufige Fragen.

Nachbereitungskampagne:
Nach der OP bekamen die Patienten automatisierte E-Mails, die:

  • An die richtigen Verhaltensweisen erinnerten (z. B. keine feste Nahrung in den ersten 24 Stunden, kein Kaffee etc.).
  • Die wichtigsten Dos & Don’ts zusammenfassten.
  • Alarmzeichen für mögliche Komplikationen erklärten und was dann zu tun ist.
  • Notfall Ansprechpartner auch außerhalb von Geschäftszeiten

Die Ergebnisse: Mehr Zeit und glücklichere Patienten

Durch die Einführung dieser Kommunikations-Kampagne erreichte Dr. K. beeindruckende Ergebnisse:

  • 10+ Stunden pro Woche gespart: Die Zeit, die sie und ihr Team für die Vorbereitung und Nachsorge aufwenden mussten, reduzierte sich drastisch.
  • Zufriedene Patienten: Patienten fühlten sich besser informiert und betreut, was sich in durchweg positiven Online-Bewertungen widerspiegelte.
  • Reduzierte Komplikationen: Klare Anweisungen nach der OP führten zu weniger Nachsorgebedarf und verbesserten die Heilung.
  • Mehr Fokus auf ihre Kernaufgaben: Dr. K. konnte sich wieder auf das konzentrieren, was sie am meisten liebt – ihre Patienten behandeln.

Wie Du das für Dein Business nutzen kannst

Egal, ob du Unternehmer, Coach oder Selbstständiger bist – wiederholte Aufgaben und Routinen fressen Zeit und kosten Energie.

Mit automatisierten Kampagnen kannst du:

  • Häufig gestellte Fragen systematisch beantworten.
  • Planbarkeit bei immer wiederkehrenden und saisonalen Tätigkeiten herstellen.
  • Vorausschauende Planbarkeit bei Kundenterminen sicherstellen – Terminchaos adé.
  • Vertrauen bei deinen Kunden oder Klienten aufbauen.
  • deine Marke durch konsistente, hochwertige Kommunikation stärken.
  • Zeit sparen und gleichzeitig deine Einnahmen steigern.
  • Kosten reduzieren durch unterbrechungsfreie Arbeit

Warum unsere Automatisierung für Unternehmer ein Gamechanger ist

  • Skalierbarkeit: Einmal eingerichtet, läuft die Kampagne automatisch und erreicht jeden Kunden zur richtigen Zeit.
  • Kosteneffizienz: Kein zusätzliches Personal notwendig, um Kundenanfragen zu beantworten.
  • Bessere Kundenerfahrung: Kunden erhalten personalisierte, relevante Inhalte, die Vertrauen und Loyalität fördern.

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Prozess-Call vereinbaren

Wenn du erfahren willst, welche zeitfressenden Tätigkeiten bei dir für eine Automation in Frage kommen, trag dich hier ein.

Bring zum Termin ein Beispiel mit, was dich aktuell am meisten Zeit kostet und ich zeige dir in 30 Min., wie du das künftig in den Griff bekommst.

Ronald Brod

Ronald hat Germanistik, Psychologie und Medienwissenschaften studiert.
Er hat in Kommunikationsabteilungen von Konzernen und Wirtschaftsverbänden gearbeitet, bevor er seine eigenen Unternehmen im Bereich der Immobilienwirtschaft gründete. Mit seiner Expertise berät er heute u.a. Unternehmen in Kommunikations- und Verhandlungsfragen und teilt seine Erfahrungen auf seinem Blog "Kommunikation ist Gold".

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