“Chef, ich muss dir was sagen.” Der kurze Schockmoment ist schnell verflogen. Denn so fängt es immer an. Du hast dieses Gespräch mehr als ein Mal geführt. Der Mitarbeiter möchte gehen. In deinem Kopf rattert es schon wieder. Anzeigen schalten. Sündhaftteure Personalgewinnungsagentur. Oder endlos lange Wochen selbst suchen, bis der passende neue Kollege oder die […]
“Chef, ich muss dir was sagen.”
Der kurze Schockmoment ist schnell verflogen.
Denn so fängt es immer an.
Du hast dieses Gespräch mehr als ein Mal geführt.
Der Mitarbeiter möchte gehen.
In deinem Kopf rattert es schon wieder.
Anzeigen schalten.
Sündhaftteure Personalgewinnungsagentur.
Oder endlos lange Wochen selbst suchen, bis der passende neue Kollege oder die Kollegin gefunden ist.
Und erst die Einarbeitung.
Wer soll’s wieder machen?
Die Kollegen werden sich “freuen”.
Die Wahrheit ist: Menschen verändern sich.
Ziehen weg. Bekommen Kinder. Werden krank. Gehen in den Ruhestand.
Das ist normal. Das ist Leben.
Darauf hast du wenig Einfluss.
Was du aber beeinflussen kannst, sind die Zufriedenheit am Arbeitsplatz und deine eigenen Prozesse.
Schauen wir uns an, wie du Personalwechseln gelassener entgegen gehen kannst.
Und dir ganz nebenbei einen Schatz an Wissen in deinem Unternehmen aufbaust.
Die Einstellung neuer Mitarbeiter kostet Unternehmen im Schnitt 0,75 – 1,5 Jahresgehälter je Mitarbeiter und dauert ca. 6-10 Monate.
Das sind die Gründe:
Anzeigen schalten oder Personaldienstleister: Kosten für die Erstellung von Suchanzeigen in Portalen oder die Beauftragung spezialisierter Agenturen kosten Geld.
Gehalt des neuen Mitarbeiters während der Einarbeitungszeit: Da der Mitarbeiter in dieser Phase noch nicht die volle Produktivität erreicht, entstehen Kosten durch das gezahlte Gehalt.
Zeitaufwand von Vorgesetzten und Kollegen: Die Einarbeitung erfordert die Unterstützung durch bestehende Mitarbeiter, deren Arbeitszeit ebenfalls Kosten verursacht. Und die in dieser Phase ihre eigene Arbeit zu 100% schaffen.
Schulung und Training: Kosten für interne oder externe Schulungsmaßnahmen (Know-How-Transfer), die notwendig sind, um den Mitarbeiter auf seine Aufgaben vorzubereiten.
Unproduktive Zeiten: In der Einarbeitungsphase können Mitarbeiter noch nicht 100 Prozent Leistung bringen, was zu Produktivitätsverlusten führt.
Diesen Aufwand und diese Kosten kannst du ERHEBLICH reduzieren.
Kündigt ein wichtiger Mitarbeiter oder geht in den Ruhestand, entsteht eine besonders große Lücke.
Plötzlich fehlt nicht nur diese Person, sondern mit ihr verschwinden jahrelange Erfahrung, wertvolle Tricks und tiefgehendes Fachwissen.
Besonders betroffen ist das implizite Wissen, das schwer zu dokumentieren und zu übertragen ist (was das ist, dazu gleich mehr).
Das ist der wirklich große Kostenblock.
Der echte Schaden!
Die meisten Unternehmen konzentrieren sich zu stark auf die Gewinnung neuer Mitarbeiter.
Doch Einarbeitung dauert. Und kostet. Jedes Mal.
Das vorhandene Wissen sichern, bevor es verloren geht.
Wissensmanagement im Unternehmen sichert wertvolles Wissen, so dass es nicht verloren geht.
Der Aufbereitung von firmeninternem Wissen dient ebenfalls dazu, Abläufe und Prozesse, die sehr gut funktionieren, allen zugänglich zu machen.
So erhöht sich nicht nur die Qualität der Arbeit für deine Kunden, sondern gleichsam auch die Arbeitszufriedenheit.
Was gut funktioniert, macht allen mehr Freude.
Die Basis von Wissensmanagement bilden Daten und Informationen sowie Fähigkeiten, die eine Organisation heranziehen kann, um bestimmte Aufgaben oder Probleme zu lösen.
Wissensmanagement ermöglicht es Unternehmen, vorhandenes Wissen optimal zu nutzen, allen Mitarbeitern zur Verfügung zu stellen und neues Wissen zu generieren.
Unternehmen, die ihr Wissen gezielt aufbereiten, treffen bessere Entscheidung, sind innovativer und haben gegenüber Mitbewerbern große Vorteile.
Größere Unternehmen haben dafür sogar eigene Verantwortliche.
Aber keine Sorge: Wissensmanagement ist auch in kleineren und mittleren Unternehmen anwendbar.
Da sogar noch viel einfacher.
Wir schauen uns dazu später Lösungen an.
Wissensmanagement unterscheidet zwischen explizitem und implizitem Wissen.
Explizites Wissen ist reproduzierbares Fakten- und Regelwissen, das in Buchstaben und Zahlen erfasst werden kann.
Es ist nicht an eine Person gebunden und kann leicht vermittelt werden.
Beispiele hierfür sind Handbücher, Datenbanken und schriftliche Anleitungen.
Implizites Wissen dagegen ist personengebunden und umfasst subjektive Erfahrungen, Wertvorstellungen, kognitive Vernetzungen sowie Denk- und Verhaltensmuster der Einzelperson.
Dieses Wissen ist schwieriger vermittelbar und kaum formalisierungsfähig.
Es wird oft durch persönliche Interaktionen, wie Mentoring oder gemeinsames Arbeiten, weitergegeben.
Die Herausforderung im Wissensmanagement besteht darin, implizites Wissen zu identifizieren und Wege zu finden, es mit allen zu teilen.
Das SECI-Modell von Nonaka und Takeuchi beschreibt, wie implizites Wissen in explizites Wissen umgewandelt werden kann und umgekehrt.
Wissensmanagement ist einfach umzusetzen.
Grundsätzlich braucht es “nur” einen Ort, an dem relevantes Wissen gesammelt, ordentlich strukturiert und allen zugänglich gemacht wird.
In “alten” Zeiten taugten dafür Handbücher.
Doch mal ehrlich: Kein Mitarbeiter liest sich 200+ Seiten durch und behält, was er gelesen hat.
Heute eignen sich personalisierte digitale Datenbanken viel besser.
Einfach zu handhaben: Audio- und Videoinhalte sind schnell aufgenommen.
Jeder Mitarbeiter bekommt personalisiert, bezogen auf seinen konkreten Arbeitsplaz genau das, was er benötigt.
Keine 200 Seiten, wovon die Hälfte nicht relevant ist.
Nein, genau auf die jeweilige Stelle bezogendes Wissen.
Ein Handy mit halbwegs guter Kamera reicht meistens schon aus.
Die Kommunikation und Verbreitung von Wissen ist ein wichtiger Aspekt des Wissensmanagements.
Es bringt nichts, wenn Mitarbeiter die Hälfte ihrer Zeit damit beschäftigt sind, “zu studieren”.
Knackige Schulungen, Workshops, Blogs, Magazine und E-Mail-Newsletter.
Je nach Größe es Unternehmens muss die die Kommunikation von Wissen auf eine Weise erfolgen, die für Mitarbeiter verständlich und zugänglich ist.
Und möglichst wenig Zeit kostet.
Jedes Unternehmen lebt von Wissen.
Dies gilt für Organisationen jeder Größe und Branche.
Nicht nur von dokumentierten Prozessen, sondern auch von Erfahrungswerten, ungeschriebenen Regeln und praktischen Tricks, die den Arbeitsalltag erleichtern.
Wenn ein erfahrener Mitarbeiter geht, hinterlässt er eine Lücke, die nicht nur durch eine Neueinstellung geschlossen werden kann. Denn:
Doch der Wissensverlust ist nicht nur ein Problem für große Unternehmen.
Gerade in kleinen und mittelständischen Unternehmen hängt oft viel an einzelnen Personen.
Und wenn diese plötzlich wegfallen, kann das für das gesamte Unternehmen zum Problem werden.
Eine proaktive Wissenssicherung kann solche Risiken minimieren.
Viele Unternehmen bemerken das Problem erst, wenn es zu spät ist. Ein Beispiel:
Ein mittelständisches Maschinenbau-Unternehmen verliert einen Techniker, der seit 25 Jahren dabei war. Er kannte jede Maschine, wusste genau, welche Tricks bei bestimmten Reparaturen helfen, und war für viele Kollegen der Ansprechpartner Nummer eins.
Sein Nachfolger?
Hochmotiviert, aber ohne dieses tiefgehende Erfahrungswissen.
Die Folge: Fehler, längere Ausfallzeiten und frustrierte Kunden.
So etwas muss nicht passieren.
Wenn du als Unternehmer proaktiv handelst, kannst du das Wissen deiner Mitarbeiter systematisch sichern und für alle verfügbar machen.
Dass der Kollege in den Ruhestand gehen würde, war absehbar.
Ihn ein halbes Jahr vor seinem Ausscheiden damit zu beauftragen, sein Wissen systematisch zu erfassen, hätten diesem Unternehmen sehr geholfen.
Es gibt viele Möglichkeiten, Wissen zu sichern.
Doch die wenigsten Unternehmen haben eine konkrete Strategie dafür.
Verschiedene Tools können dabei helfen, Wissen zu strukturieren und zugänglich zu machen.
Hier sind einige der besten Methoden, um Know-how für die Zukunft zu bewahren:
Wissen im Unternehmen darf nicht nur im Kopf einzelner Mitarbeiter existieren.
Es muss dokumentiert und zentral gespeichert werden.
Praktische Maßnahmen:
Tipp: Setze eine einfache Regel: „Jede Aufgabe, die du wiederholst, gehört dokumentiert.“ So wächst die Wissensdatenbank von selbst.
Langjährige Mitarbeiter sind oft die besten Lehrer.
Doch sie geben ihr Wissen nicht automatisch weiter.
Praktische Maßnahmen:
Tipp: Mische dein Team regelmäßig durch, so dass erfahrene und neue Mitarbeiter gemeinsam an Projekten arbeiten. So findet Wissenstransfer „im Tun“ statt.
Nicht jeder hat Zeit, alles aufzuschreiben.
Deshalb sind Video- und Audioformate eine schnelle Möglichkeit, Wissen zu konservieren.
Praktische Maßnahmen:
Tipp: Videos können in wenigen Minuten aufgenommen werden – zum Beispiel mit dem Smartphone. Lieber schnell und einfach dokumentieren, als gar nicht!
Wissen geht oft verloren, weil es nicht aktiv reflektiert wird. Regelmäßige „Lessons Learned“-Meetings helfen, Erfahrungen systematisch zu sichern.
Diese Wissensreflexion ist ein wichtiger Bestandteil des kontinuierlichen Lernens.
Praktische Maßnahmen:
Tipp: Jedes Teammeeting sollte eine kurze Wissensrunde enthalten – was hat jemand in den letzten Wochen Neues gelernt? Protokoll darüber anfertigen. In die Wissensdatenbank. Fertig!
Wissen ist oft da – es wird nur nicht geteilt.
Mach das Teilen von Wissen zum Standard.
Erkläre deinem Team, dass alle was davon haben.
Schaffe ein System, dass die besten Ideen honoriert.
Praktische Maßnahmen:
Tipp: Mache „Wissensweitergabe“ zu einem festen Bestandteil der Leistungsbewertung. Wer Wissen teilt, trägt zum langfristigen Erfolg des Unternehmens bei.
Ein gut organisierter Wissenstransfer ist ein wesentlicher Bestandteil eines erfolgreichen Wissensmanagements.
Er stellt sicher, dass wertvolles Wissen von einem Mitarbeiter zum anderen weitergegeben wird und somit im Unternehmen erhalten bleibt.
Hier sind einige bewährte OnlineWerkzeuge, um Wissen bestens zu organisieren.
Drei besonders hilfreiche Tools sind:
Mit diesen Tools können Unternehmen Wissen nicht nur bewahren, sondern es auch aktiv für alle nutzbar machen – und damit langfristig Zeit und Ressourcen sparen.
Wenn du das bei dir im Unternehmen integrieren möchtest, melde dich gern bei mir.
Viele Unternehmen investieren enorme Summen in die Suche nach neuen Mitarbeitern – und vergessen, das wertvollste Kapital zu schützen: Das Wissen, das bereits da ist.
Wissensbasierte Entscheidungen können die Zukunftsfähigkeit eines Unternehmens erheblich stärken.
Wer es schafft, Wissen nachhaltig zu sichern und zugänglich zu machen, spart nicht nur Geld und Zeit, sondern stärkt auch die Zukunftsfähigkeit seines Unternehmens.
Die Vorteile eines effektiven Wissensmanagements sind vielfältig und umfassen sowohl Kosteneinsparungen als auch eine gesteigerte Innovationskraft.
Die Frage ist also nicht: „Was tun wir, wenn ein Mitarbeiter geht?“
Sondern: „Wie sorgen wir dafür, dass sein Wissen bleibt?“
Jetzt handeln: Welche der oben genannten Maßnahmen kannst du in deinem Unternehmen sofort umsetzen? Trag dich unten zu einem kostenlosen Analysegespräch ein und wir schauen uns gemeinsam an, wie du dein Wissen im Unternehmen am schnellsten speichern kannst.
Denn eines ist sicher: Wissen, das bleibt, ist ein unschätzbarer Vorteil. 💡
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